お役立ち情報 人事労務管理

従業員にかかる書類の保存期間について

2020年4月の労働基準法改正により、未払賃金が請求できる期間などが、
それまでの2年から5年(当分の間はその期間が3年)となります。

請求権の消滅時効期間が延長される対象としては、賃金、休業手当、出来高払制の保障給、
割増賃金、年次有給休暇中の賃金、等です。
また、裁判所が労働者の請求により、事業者に対して未払い賃金に加えて
支払いを命じることができる付加金についても、あわせて2年から5年
(当分の間はその期間が3年)へ延長されます。

上記の改正とあわせて、賃金台帳等の記録の保存期間も延長されました。
改正前は3年ですが、改正後は5年となります。
ただし、当分はその期間が3年となっています。
保存期間延長の対象は、労働者名簿、賃金台帳、
雇い入れに関する書類(雇用契約書、労働条件通知書、履歴書等)、出勤簿、労使協定書、
退職/解雇に関する書類、災害補償に関する書類(診断書、補償の支払、領収関係書類、等)、
労働基準法施行規則・労働時間等設定改善法施行規則で保存期間が定められている記録、
となります。

保存期間が5年になることをふまえて、事業所においては書面での管理となると、
スペースの確保など問題が生じる可能性もありますので、
データ管理できる方法に転換していくことが重要かと思われます。

なお、弊社のクライアント様においては、社会保険、労働保険(雇用保険)関係の公文書に
ついては、電子申請にて申請した書類に関して全てデータ管理させていただいております。
また、年金事務所の調査等においても、調査書類を全て書面で用意せずとも、
パソコン上のデータで対応できるケースも増えています。